Estruturar projetos, grupos e permissões de conteúdo

Quando os autores do Tableau desejam compartilhar fontes de dados e relatórios (conteúdo) no Tableau Server, devem saber o local de publicação desse conteúdo, para que as pessoas com as quais eles desejam compartilhar possam encontrá-lo facilmente.

Para publicar ou exibir o conteúdo no Tableau Server, os usuários devem fazer logon no servidor. Após fazer logon, cada usuário deve ter permissões para trabalhar com o conteúdo.

Como administrador do Tableau, parte da configuração do servidor é criar uma estrutura de gerenciamento de conteúdo que atenda aos seguintes objetivos:

  • Tornar o modelo de permissões previsível e escalonável conforme o crescimento da comunidade do Tableau.

  • Ajudar os usuários a se ajudarem.

Observação: ainda que este artigo tenha sido criado para administradores do Tableau Server, as permissões e os projetos funcionam da mesma forma no Tableau Online, por isso, também é possível usar a maioria dessas diretrizes para o site do Tableau Online.

Grupos, projetos e permissões: no centro do gerenciamento de conteúdo

Para configurar um ambiente de conteúdo do Tableau Server bem-sucedido, coordene as seguintes partes:

  • Grupos—conjuntos de usuários que precisam do mesmo tipo de acesso ao conteúdo.

  • Projetos—contêineres para pastas de trabalho e fontes de dados; cada um normalmente representa uma categoria de conteúdo.

  • Permissões—conjuntos de recursos que definem quem pode trabalhar com qual conteúdo.

    O Tableau é fornecido com algumas funções de permissões predefinidas. Há conjuntos de recursos para formas comuns de utilização do conteúdo. Aplicar uma função de permissões é mais fácil de gerenciar do que conceder ou negar cada recurso manualmente.

    Projetos, fontes de dados e pastas de trabalho têm sua própria seleção de funções de permissões. Eles serão utilizados no passo a passo mais tarde.

Usar grupos para manter permissões gerenciáveis

É altamente recomendável que os usuários sejam organizados em grupos. A partir disso, é possível definir permissões de grupo, que aplicam um conjunto de recursos a todos os usuários do grupo. Ao receber um novo usuário do Tableau, basta adicioná-lo ao grupo e ele terá o acesso necessário.

Usar projetos para separar categorias de conteúdo

Na publicação de um conteúdo, o publicador deve selecionar o projeto no Tableau Server no qual incluirá conteúdo. Use projetos para manter no mesmo local o conteúdo parecido; é possível categorizar por público-alvo (ex.: finanças), cargo (ex.: administradores) ou função (ex.: produção em relação à área restrita).

Os projetos são excelentes locais para ajudar os usuários a se ajudarem. Você pode configurá-los de modo que os nomes de projeto indiquem claramente o tipo de conteúdo que eles mantêm e que, da lista total de projetos, cada usuário visualize apenas os projetos com os quais precisa trabalhar.

Também é possível criar hierarquias de projeto para subdividir o conteúdo em uma categoria de nível superior. Para saber mais, consulte Usar projetos para gerenciar o acesso ao conteúdo e Permissões em hierarquias de projeto bloqueadas ou desbloqueadas.

Permissões de projeto em grupos funcionais (exemplo)

Este exemplo mostra como as permissões de grupo definidas no nível de projeto coordenam com funções no site para determinar quem (quais grupos) tem acesso ao conteúdo no projeto.

Uma prática recomendada é criar grupos com base em categorias funcionais: Criadores de conteúdo, Visualizadores de conteúdo, Administradores de dados. Ou até combinar categoria funcional com departamento, como Visualizadores de marketing e Criadores de marketing. O objetivo é criar grupos cujos membros precisem trabalhar com conteúdo da mesma forma. Ao adicionar um usuário a vários grupos, ele terá as permissões de todos esses grupos.

A imagem a seguir mostra dois grupos de usuários que precisam de diferentes tipos de acesso a um projeto, chamado Marketing.

Por exemplo, dois grupos abrangem três tipos de usuário:

  • Ashley e Adam precisam publicar e gerenciar pastas de trabalho. Eles são membros do grupo de Desenvolvedores de conteúdo e a função de site deles é Creator.

  • Henry precisa visualizar e interagir com pastas de trabalho. Ele pertence ao grupo de Visualizadores de conteúdo e a função de site dele é Explorer.

  • Susan precisa visualizar as pastas de trabalho online (sem outra interação). Ela também pertence ao grupo de Visualizadores de conteúdo e a função de site dela é Apenas leitura.

Lembre-se de que as funções no site determinam as permissões máximas e você pode atribuir uma função no site exclusiva para cada usuário em cada site. Neste exemplo, você pode colocar Susan e Henry no mesmo grupo e conceder permissões de Explorer de grupo.

No passo a passo, explicaremos como definir as funções de permissões para acomodar esses três tipos de usuários.

Passo a passo de uma abordagem de gerenciamento de conteúdo comum

Para mostrar como os projetos e as permissões funcionam, apresentaremos os seguintes processos:

1. Definir padrões de permissões no projeto Padrão

2. Criar um novo projeto para um departamento de Marketing hipotético

3. Criar grupos com base nas necessidades de conteúdo de usuários

4. Criar os usuários temporários para este exercício

5. Adicionar os usuários aos grupos

6. Atribuir permissões aos grupos no nível de projeto

7. Bloquear permissões de projeto

Para seguir estas etapas, você deve estar conectado ao Tableau Server como administrador.

1. Definir padrões de permissões no projeto Padrão

Todos os sites no Tableau Server têm um projeto Padrão. O projeto padrão é projetado para ser um modelo de novos projetos no site e é útil para a criação de um conjunto padrão de permissões.

  1. Enquanto estiver conectado ao Tableau Server como administrador, selecione o menu Conteúdo na parte superior da página e, em seguida, selecione Projetos.

  2. Abra as permissões para o projeto Padrão. No menu Ações (...), selecione Permissões.

  3. Ao lado de Todos os usuários (um grupo padrão), selecione o botão . . . e Editar.

  4. Em Projeto, Pastas de trabalho e Fontes de dados, selecione Nenhum.

  5. Clique em Excluir para aplicar as alterações.

Por que remover algumas permissões padrão facilita sua vida

O grupo Todos os usuários merece uma menção especial porque cada site tem um grupo Todos os usuários. E cada usuário que você adicionar a um site se torna um membro do grupo Todos os usuários. Cada novo projeto que você cria inclui permissões do grupo Todos os usuários.

Em cenários muito simples ou específicos, o grupo Todos os usuários pode facilitar a sua vida. O grupo tem permissões predefinidas. Isso significa que cada usuário no site já tem um conjunto de permissões desde o início. A ideia é que, mesmo que você não faça algo com as permissões, os usuários podem começar a publicar e usar o conteúdo no servidor.

Porém, no nosso exemplo, mostramos como conceder a cada grupo somente as permissões necessárias. Se os usuários desses grupos também tiverem as permissões do grupo Todos os usuários, é difícil dizer o que exatamente poderão fazer, e eles podem acabar com permissões diferentes das que você pretendia que tivessem.

Se decidir usar esse processo no futuro, lembre-se de remover as permissões do grupo Todos os usuários antes de definir outras permissões.

2. Criar um novo projeto para um departamento de Marketing hipotético

Para este passo a passo, você criará um projeto chamado Marketing.

  1. No menu, no alto da página, clique em Projetos e, em seguida, clique em Novo Projeto.

  2. Nomeie o projeto como Marketing e em seguida clique em Criar.

Planejar grupos e permissões

Quando chegar o momento de aplicar esses passos em uma situação real, antes de criar grupos e atribuir permissões, recomendamos a criação de uma tabela ou planilha que liste grupos de pessoas que precisam de acesso ao conteúdo, bem como as tarefas cada grupo deve ser capaz de realizar. Assim, poderá consultar o plano de permissões quando for necessário.

3. Criar grupos com base nas necessidades de conteúdo de usuários

Em seguida, crie dois grupos para esses usuários. Os grupos possibilitarão a atribuição de permissões aos usuários, com base no que eles precisam fazer no projeto Marketing. Estes são os grupos que você vai criar:

  • Marketing – Desenvolvedores de conteúdo—Este grupo é para usuários que podem publicar, editar, gerenciar pastas de trabalho e conectar-se a fontes de dados.

  • Marketing – Visualizadores de conteúdo—Este grupo é para usuários que podem visualizar e, às vezes, interagir com o conteúdo no projeto, mas não podem publicar ou salvar algo.

Assim como em nomes de usuários, usamos nomes detalhados somente para este passo a passo. Mas observe que incluímos o cargo funcional dos membros (Desenvolvedores de conteúdo).

Use sempre uma linguagem descritiva e relevante para os nomes de grupo.

  1. No menu da parte superior da página, selecione Grupos.

  2. Clique em Novo grupo e, em seguida, nomeie o grupo Marketing – Desenvolvedores de conteúdo.

  3. Repita essas etapas para criar o outro grupo. Quando terminar, a lista de grupos será semelhante à lista da imagem a seguir.

4. Criar os usuários temporários para este exercício

Para este passo a passo, crie quatro usuários locais. Eles podem ser excluídos ao fim deste exercício.

E se estiver usando o Active Directory?

Se o Tableau Server já estiver configurado para usar o Active Directory, recomendamos solicitar que seu administrador do Active Directory crie esses usuários temporários para serem usados neste passo a passo. Também será necessário importá-los para o Tableau Server. Após concluir o passo a passo e quando tiver certeza de que consegue configurar usuários reais, exclua os usuários temporários.

Somente para os projetos neste passo a passo (não para seus próprios projetos) e para ajudar a identificar a função de site do usuário e a função de projeto, você fornecerá aos usuários nomes detalhados desta maneira: <nome> - <função de projeto> - <função de site>:

  • Ashley - Desenvolvedora de conteúdo - Creator

  • Adam - Analista de dados - Creator

  • Henry - Visualizador de conteúdo - Explorer

  • Susan - Visualizador de conteúdo - Apenas leitura

  1. No menu da parte superior da página, selecione Usuários.

  2. Clique em Adicionar usuários.

  3. Clique em Usuário local e, em seguida, insira os detalhes de usuário da Ashley. Para Nome de exibição, use o nome detalhado para Nome de usuário e insira Ashley. Ignore o E-mail e defina a função no site de Ashley conforme descrito acima na etapa 1.

  4. Faça o mesmo para criar os outros três usuários e atribua a eles as funções no site que são sugeridas em seus nomes detalhados.

    Ao terminar, você verá uma lista de usuários semelhante a esta na imagem a seguir.

5. Adicionar os usuários aos grupos

Com os grupos configurados e os usuários adicionados ao servidor, você pode adicionar usuários a esses grupos.

  1. No menu, no alto da página, clique em Usuários.

  2. Selecione Adam e Ashley e, em seguida, no menu Ações (...), clique em Membros do Grupo.

  3. Selecione Marketing – Desenvolvedores de conteúdo e, em seguida, clique em Salvar.

  4. Siga as mesmas etapas para atribuir Henry e Susan ao grupo Marketing – Visualizadores de conteúdo.

6. Atribuir permissões aos grupos no nível de projeto

Agora, podemos estabelecer quem e o que pode fazer.

Para deixar claro, não atribuiremos permissões a usuários individuais; os usuários receberão as permissões dos grupos ao qual pertencem.

  1. No Tableau Server, vá para Conteúdo> Projetos.

  2. No projeto Marketing, abra o menu Ações (...) e selecione Permissões.

    O painel Permissões mostra grupos e usuários aos quais você atribuiu as permissões. Ao configurar um site pela primeira vez, Todos os usuários é o único grupo listado e permanece listado mesmo que você remova todas as permissões dele, como feito anteriormente.

  3. Clique em Adicionar uma Regra de Grupo ou de Usuário e, em seguida, selecione o grupo Marketing – Desenvolvedores de conteúdo.

    Se você não visualizar os nomes dos grupo, verifique se Grupo está selecionado na opção suspensa à direita.

    Aqui, você cria uma regra de permissões de grupo que estará associada a esse projeto e às suas pastas de trabalho e fontes de dados.

    A página é atualizada, de modo que você pode selecionar as funções de permissão em Projeto, Pastas de trabalho e Fontes de Dados.

    Estas são as funções de permissões que mencionamos anteriormente, que são conjuntos predefinidos de recursos que fazem a configuração de modo mais fácil.

    Se você selecionar uma função e atribuir recursos para ajustar o que os usuários podem fazer, a função aparecerá como Personalizada. Então, se for possível, tente evitar a definição explícita de recursos.

  4. Em Projeto, selecione a função de permissão Publicador.

    Para saber quais recursos estão incluídos para a função, clique no ícone de expansão perto de Projeto.

    Selecionar a função Publicador define os recursos de Visualizar e Salvar como Permitido, mas o recurso de Líder de projeto permanece como Não especificado.

    Observe também que os recursos de projeto individuais são mostrados como ícones. Para ver o nome do recurso, focalize sobre o ícone. Ou clique no link acima dos ícones para mostrar as legendas dos recursos.

  5. Em Pastas de trabalho, selecione a regra de permissões Editor.

  6. Em Fontes de dados, selecione Conector.

  7. Clique em Salvar para salvar as configurações de permissões.

    A combinação de permissões para este conjunto de funções de permissão permite que os membtos do grupo Marketing – Desenvolvedores de conteúdo criem e gerenciem as pastas de trabalho no site.

  8. Começando com a etapa 3 deste procedimento, repita as etapas para adicionar o grupo Marketing – Visualizadores de conteúdo e definir as suas permissões. Neste momento, use as funções de permissão a seguir:

    • Projeto: Viewer

    • Pastas de trabalho: Interagente

    • Fontes de dados: nenhum

    A combinação das permissões concedidas por este conjunto de permissões faz com que os membros do grupo Marketing – Visualizadores de conteúdo visualizem e interajam com o conteúdo no site, sujeito a limitações das suas funções de site.

    Deixe o painel Permissões aberto para a próxima seção.

7. Bloquear permissões de projeto

Tudo ficaria bem se você parasse por aqui. No entanto, há algo inesperado. Durante o processo de publicação, os publicadores têm a opção de definir permissões no seu conteúdo. No modelo fechado de permissões que nós recomendamos, você não quer que publicadores bem-intencionados danifiquem seu servidor limpo e organizado. Então, bloquearemos as permissões para o projeto, tornando inacessível para os publicadores a opção de definir permissões, mesmo que eles ainda sejam os proprietários do conteúdo.

  1. Com o painel Permissões ainda aberto, acima da matriz no lado direito, clique em Editar permissões de conteúdo ao lado do texto que se refere a permissões desbloqueadas.

    Image: Edit Content Permissions button on the Permissions page

  2. Na caixa de diálogo Permissões de conteúdo no projeto, selecione Bloqueadas para o projeto e clique em Salvar.

Quando alguém quiser publicar no projeto Marketing, não poderá alterar as permissões padrão definidas no servidor.

Como o bloqueio ou desbloqueio de projetos afetas as permissões?

Antes de continuarmos, vamos explicar o funcionamento de permissões padrão. Em um cenário ideal (ou seja, onde publicadores de conteúdo não alteram permissões durante o processo de publicação), os recursos de conteúdo publicados em um projeto levam o conjunto de permissões a um nível de projeto. Considere o recurso com um selo de permissões após a entrada no projeto.

Mas o que acontece se você alterar essas permissões padrão definidas a um nível projeto, depois que as pastas de trabalho e fontes de dados tiverem sido publicadas nele?

  • Ao editar as permissões padrão de um projeto bloqueado, as alterações serão automaticamente transferidas para todo o conteúdo no projeto quando salvas.

  • Se você editar as permissões padrão em um projeto desbloqueado, as pastas de trabalho e fontes de dados publicadas após as alterações receberão os novos padrões. No entanto, as pastas de trabalho e fontes de dados existentes mantêm suas permissões padrão iniciais até que você bloqueie o projeto.

Exibir e testar o trabalho

Vamos verificar seu trabalho. As imagens a seguir mostram o que você verá no painel Permissões ao terminar de definir as permissões para seus grupos.

Ao expandir o Projeto, você verá isso:

Ao expandir as Pastas de trabalho, você verá isto:

Ao expandir as Fontes de dados, você verá isto:

Teste as permissões ao publicar e interagir

Se tudo estiver correto no painel Permissões, o próximo teste mostrará as tarefas que os usuários precisam fazer. Você deseja ter certeza de que os usuários podem realizar as tarefas necessárias e que não podem realizar as tarefas às quais você não concedeu acesso.

  1. No Tableau Desktop, faça logon como os usuários e teste a capacidade deles para publicar pastas de trabalho.

  2. No ambiente de navegador do Tableau Server, faça logon como cada usuário e teste o acesso para editar e salvar pastas de trabalho, interagir com exibições, alterar propriedade e definir permissões. 

    Você deverá definir permissões somente quando fizer logon como administrador de site ou de servidor.

Gerenciamento de conteúdo avançado

Este é o final do guia. Você chegou ao final!

Agora, está pronto para fazer testes com os cenários de permissões do mundo real. Você deve ter informações suficientes para começar a configurar as permissões por conta própria, mas sempre há mais para aprender.

Aqui estão os links para informações na Ajuda do Tableau Server sobre duas configurações imperceptíveis que podem afetar muito o fluxo de trabalho:

Por fim, se quiser chegar ao nível de Mestre Zen do gerenciamento de conteúdo, comece por aqui: Gerenciar acesso ao conteúdo.

Continue com Conexão com fontes de dados.

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